Els membres d’ABPCO que van participar en una taula rodona recent van reconèixer la necessitat que les conferències se centressin en l’intercanvi de coneixement i l’aprenentatge, tot argumentant que els ingressos de l’exposició que acompanyen sovint són vitals per a l’èxit d’un esdeveniment.
Tal com comenta Therese Dolan, copresidenta d'ABPCO: “És una batalla entre el contingut i el consumisme que ha de començar per la comunicació i una comprensió profunda de l'audiència. La qüestió clau és garantir el valor per a tothom. El contingut acostuma a ser el motor de l'assistència dels delegats, però els expositors han de veure el trànsit i el retorn de la seva inversió. Les conferències de l'associació solen anar acompanyades d'una exposició perquè afegeix valor als assistents, alhora que aporten ingressos que beneficien l'associació en conjunt i, de vegades, els mateixos delegats a través de tarifes reduïdes per a les conferències".
Les taules rodonas d'ABPCO ofereixen un fòrum perquè els membres reuneixin i comparteixin idees i reptes complexos en un entorn segur i privat. L'acte va tenir lloc al Crowne Plaza London – The City. Hi van assistir una varietat de PCO interns que buscaven treure el màxim profit de les seves conferències i exposicions. Els resultats clau van incloure:
• La necessitat que les exposicions i els seus ingressos es vegin com una part clau del pla de negoci i dels ingressos d'una associació.
• Major facilitació de les presentacions entre assistents i expositors per part dels organitzadors.
• Llenguatge que reflecteixi la importància dels expositors: es percep que els socis o patrocinadors tenen més valor.
• La necessitat que els delegats entenguin la importància d’una exposició.
• La importància de la rellevància, tant pel que fa al coneixement compartit a la conferència com a l’elecció dels expositors.
• Els reptes que el compliment sanitari pot suposar en una exposició.
Shaun Hinds, conseller delegat de Manchester Central, va presidir la discussió i va afegir: “L’esdeveniment va ser un èxit real, generant moltes discussions interessants. Com a lloc que té el privilegi d’acollir moltes de les conferències d’associacions més importants del Regne Unit, ens va proporcionar informació inestimable sobre com podem ajudar els organitzadors a créixer i oferir congressos d’èxit any rere any ”.
Therese conclou: “En última instància, correspon als organitzadors d'una conferència facilitar l'èxit tant de la conferència com de l'exposició. Aquesta taula rodona, com tantes altres, va cobrir una gran quantitat de continguts en poc temps i va oferir un aprenentatge valuós per a tots els assistents. Era clar, però, que la part més important de tot el procés era la necessitat que les comunitats es reunissin i es comuniquessin. La qual cosa, a dir la veritat, és l'element clau de tot esdeveniment reeixit".
