Villa il Garofalo, és un habitatge històric amb vistes a la ciutat de Florència, antigament pertanyent a Dante Alighieri i ara propietat de la noble família Rimbotti. Els seus salons i els seus terrenys clàssics van formar el teló de fons de l'últim esdeveniment emergent de MICE-in-the-bag. L'esdeveniment, com amb els anteriors celebrats a Londres i Estocolm, va utilitzar la fórmula única de MICE-in-the-bag: un entorn de reunió únic per a proveïdors preparats per a lliurament i compradors de MICE amb pressupost. La fórmula és emparellar proveïdors i compradors preseleccionats, proporcionant estalvis en costos de prospecció als proveïdors, permetent-los oferir als compradors paquets amb preus més atractius.
Aquest va ser l'esdeveniment amb més diversitat geogràfica fins ara, amb assistents de Bèlgica, Holanda, Alemanya, Polònia, Regne Unit, Dinamarca, Portugal, Turquia, Malta, Grècia, Romania, Hongria, Itàlia, Suècia, Rússia i Israel. Es van organitzar primers partits entre compradors i proveïdors, segons les seves necessitats, després es van fer reunions durant tota la vetllada en un ambient relaxat, caminant i a l'estil còctel.
Aquest darrer esdeveniment va oferir un nou gir: reunions a peu. Investigacions recents descobreixen que l'acte de caminar comporta un augment del pensament creatiu. L'evidència anecdòtica també suggereix que les reunions a peu condueixen a intercanvis més honestos i són més productives que les reunions tradicionals. Les enormes habitacions de la vila, els seus grans salons i els seus enormes terrenys amb unes vistes impressionants de Florència, van resultar ser un llenç perfecte per al concepte. Els delegats van expressar una gran satisfacció per la reunió, elogiant l'eficàcia i l'ambient agradable, que va demostrar funcionar millor que els entorns més formals.
Abans de les reunions, s'ha organitzat un taller tant al pati com en una de les sales de la vila per “trencar el gel” i que compradors i proveïdors es coneguin de la manera més informal i amable. A continuació, Howard Hunter, especialista en gestió de viatges de negocis d'Uniglobe, va oferir als proveïdors consells únics sobre com arribar amb èxit al mercat.
La cirereta del pastís va ser el discurs després del sopar pronunciat per Justin Roux, assessor de comunicacions de MICE in the bag i director general de l'empresa de transformació empresarial Shift Actions UK. Justin, que va estudiar construcció medieval a la Universitat, va relatar anècdotes sobre els èxits excepcionals de Brunelleschi en la construcció de la cúpula de la famosa catedral de Santa Maria del Fiore de Florència.
DECLARACIONS DELS PROVEÏDORS
Razvan Balint, CEO de Ways Travel (Romania): «He participat en tants esdeveniments B2B al llarg de la meva carrera, però és cert que això estava molt ben organitzat i segmentat. Els dos socis, Ayse i Rosy, van aportar tota la seva experiència com a compradors i proveïdors, i un ho va sentir».
Roberta Pompeo, Event Planner, The different twins (Itàlia): «És una autèntica fórmula fora de la caixa, molt innovadora i ben estructurada. Crec que podria representar el futur d'aquest tipus d'esdeveniments perquè més que una xerrada, cal una experiència amb els compradors, per parlar lliurement amb ells fins i tot més enllà de la feina, i sense calendari. Estic segur que aquesta és l'única manera de portar a resultats coherents».
DECLARACIONS DEL COMPRADOR
Rita Bains, assistent executiva, Finastra (Regne Unit): «Un lloc encantador i una oportunitat excel·lent per fer totes les preguntes i obtenir respostes dedicades. L'entorn era molt relaxat, gens precipitat, a diferència de qualsevol altre espectacle, i ho vaig valorar molt».
Frederico Nogueira, CEO de Dynamize (Portugal): «La intimitat va fer d'aquest un gran esdeveniment. La manera com es va construir –sense pressió com en altres esdeveniments, sense speed dating, llibertat per desenvolupar les relacions– ens permet anar tots directament a la gent sense perdre el temps».
