Els grans esdeveniments són una part important del turisme. Ja siguin conferències o convencions, esdeveniments esportius o manifestacions religioses, els esdeveniments importants afecten gairebé totes les àrees de la indústria turística. Els grans esdeveniments signifiquen l'ocupació d'hotels, les compres als establiments comercials locals, la compra d'aliments per i durant l'esdeveniment i un augment dels ingressos de restaurants i entreteniment. Els grans esdeveniments també ofereixen a la comunitat local un enfocament no casual de la planificació turística.
Tot i que el mercat del turisme d'oci està obert a alts i baixos econòmics per qualsevol cosa, des d'un canvi en les condicions meteorològiques fins a un acte de violència, els grans esdeveniments produeixen una població molt més estable. En el món dels grans esdeveniments, la majoria de les despeses financeres s'han fet amb molta antelació i, per tant, l'esdeveniment està menys subjecte a les fluctuacions del mercat. D'altra banda, hi ha una dura competència entre els locals per al negoci d'esdeveniments importants i, en alguns casos, com en algunes formes de jocs de campionat esportiu, és l'equip guanyador el que determina qui serà la comunitat amfitrió.
Els esdeveniments cobreixen un ampli ventall d'àmbits, des de sopars de recaptació de fons fins a mítings polítics, des d'esdeveniments esportius fins a reunions escolars, des de conferències professionals i acadèmiques fins a reunions familiars o experiències religioses, tots són esdeveniments i tots contribueixen a la salut econòmica d'una comunitat. Per ajudar-vos a aconseguir les millors reunions i esdeveniments especials per a la vostra comunitat, tingueu en compte alguns dels següents.
Si esteu intentant atraure un esdeveniment especial nou, estudieu tots els aspectes de l'esdeveniment abans d'oferir-hi. Sovint, les comunitats que competeixen per esdeveniments especials simplement no fan els deures. Abans de parlar amb un especialista en esdeveniments, assegureu-vos que coneixeu els conceptes bàsics: quina és la demografia d'aquest esdeveniment? Quines són les seves necessitats especials? Què no volen? Com coincideixen les seves dates amb les vostres? Per exemple, si aneu després d'una convenció religiosa o un esdeveniment especial, potser voldreu considerar quines begudes servir i què heu d'evitar.
Per obtenir el millor avantatge competitiu, tingueu en compte els vostres punts forts i febles. És essencial fer una bona avaluació del que la teva comunitat ofereix a un esdeveniment. Feu preguntes com ara: Com us compareu amb altres del vostre rang de preus? Els vostres empleats són multilingües? Què pensen els clients potencials sobre el que vostè ofereix i sobre el que ofereixen els altres?
Assegureu-vos que coneixeu les respostes al que en anglès s'anomenen preguntes bàsiques "w": qui, per què, quan i què. Aquestes són les preguntes essencials que no només produeixen esdeveniments d'èxit, sinó que generen publicitat boca-orella positiva. Assegureu-vos que podeu respondre completament: qui organitza l'esdeveniment i a qui va dirigit? Per què fan aquest acte? Quan tindrà lloc l'acte? On volen celebrar l'esdeveniment i les vostres instal·lacions són adequades? Quines expectatives tenen els organitzadors d'esdeveniments i pots complir aquestes expectatives?
Desenvolupar llistes de control sofisticades. Assegureu-vos que la vostra llista de verificació va més enllà dels bàsics. Incloeu elements com ara: quins requisits VIP necessitarà l'esdeveniment especial? Els organitzadors d'esdeveniments necessiten que fixeu cites amb el comissari de bombers o altres funcionaris de la ciutat? Què passa si l'aeroport tanca? Necessites coordinar-te amb un servei d'ambulància? Quins problemes poden tenir els assistents quan es troben fora del lloc de l'esdeveniment? Quines sensibilitats polítiques, mèdiques, religioses o socials especials podrien tenir els assistents a l'esdeveniment?
Saber a quines amenaces pot estar sotmès l'esdeveniment. Per exemple, estàs en una zona d'huracans, és possible que aquesta conferència tingui lluites polítiques internes que puguin afectar la teva localitat, aquesta conferència actua com un imant terrorista o la conferència es convertirà en una pertorbació per a les empreses i els ciutadans locals? Per exemple, els esdeveniments polítics sovint requereixen que els carrers estiguin tancats, que es modifiquin els patrons de trànsit i altres inconvenients per als residents locals. Tot i que no són una amenaça per als assistents a la convenció, poden convertir-se en "amenaces" per a la seny de la població local i per a altres empreses.
Decidiu quin és el millor ús del vostre temps. Els esdeveniments són moments realment controlats en el temps en què es fan records. Com a tal, com gestioneu el vostre temps afectarà l'èxit o el fracàs d'un esdeveniment. Quan treballeu amb un gestor d'esdeveniments, dediqueu una estona a saber qui s'encarrega de cadascun dels aspectes de l'esdeveniment.
Descobriu quines són les necessitats horàries de l'esdeveniment i prepareu un calendari per al vostre paper a l'esdeveniment. Sovint són les petites coses les que atrauen un client o fan que un esdeveniment sigui especial. Tenir una línia de temps significa que hi ha menys possibilitats d'error o descuit. Els terminis han d'indicar no només quan s'ha de començar una cosa, sinó també quan s'ha de completar.
-Oferir el millor suport tecnològic possible. En el món d'avui, que té un ritme de cara i multitasques, la tecnologia és el rei. Els hotels que cobren per Internet s'estan fent un mal servei a ells mateixos i a la seva comunitat. Feu saber als vostres gestors d'esdeveniments quina tecnologia teniu. No us excediu, molts gestors d'esdeveniments i empresaris no perdonen quan es tracta de no complir amb una peça de tecnologia promesa.
Res recupera la gent, així com un somriure i la voluntat de fer-ho bé. Per molt que planifiqueu un esdeveniment, alguna cosa sortirà malament. La majoria de la gent entén que es produiran contratemps, el que no és acceptable és negar-se a reconèixer aquests errors i corregir-los. Dir només "ho sento" no és més que una manera educada d'evitar la responsabilitat. No poseu excuses: feu-ho bé i feu-ho bé amb un somriure alegre. La conclusió és que els grans esdeveniments són una forma de turisme i l'essència del turisme és el servei al client. La comunitat que oblida aquesta regla bàsica està jugant amb la seva indústria i reputació turística.
http://www.tourismandmore.com
QUÈ TREURE D'AQUEST ARTICLE:
- Per exemple, si estàs en una zona d'huracà, aquesta conferència pot tenir baralles polítiques internes que puguin afectar la teva localitat, aquesta conferència actua com un imant terrorista o la conferència es convertirà en una pertorbació per a les empreses i els ciutadans locals?
- D'altra banda, hi ha una dura competència entre els locals per al negoci dels grans esdeveniments i, en alguns casos, com en algunes formes de jocs de campionats esportius, és l'equip guanyador el que determina qui serà la comunitat amfitriona.
- Tot i que el mercat del turisme d'oci està obert a alts i baixos econòmics per qualsevol cosa, des d'un canvi en les condicions meteorològiques fins a un acte de violència, els grans esdeveniments produeixen una població molt més estable.
