Com comunicar-se eficaçment amb els clients durant les vacances?

Aquest punt em va portar a casa després d'una conversa amb una amiga sobre una experiència que va tenir amb el seu comptable. Després de rebre una carta preocupant de l'HMRC que estava plena d'errors i exigia els pagaments que ja havia fet, va buscar l'ajuda del seu comptable per a una tranquil·litat molt necessària. Tot i tenir un acord permanent de 125 £ més IVA mensuals amb l'empresa comptable, la seva sol·licitud d'assistència, enviada a mitjans de juliol, va rebre una resposta automàtica que indicava que l'equip estava de vacances escolar i respondria en pocs dies. Mentrestant, la seva factura habitual va arribar sense falta. Van passar sis dies laborables abans que rebés una breu actualització, "estem mirant això", i després el silenci. Dues setmanes després, sense més informació, va tornar a contactar només per rebre un altre missatge automatitzat que indicava que l'oficina reobriria el 30 d'agost: una espera total de sis setmanes sense resolució. En conseqüència, el meu amic està buscant un nou comptable.

Consells de comunicació per a negocis durant les vacances

1 Avisar amb antelació

Si heu planificat les vostres vacances amb molta antelació o fa poc que heu decidit fugir, és fonamental que informeu el vostre equip el més aviat possible. Esperar fins a l'últim moment per anunciar unes vacances de dues setmanes pot suposar un estrès i una càrrega innecessària als vostres companys, que hauran de gestionar les vostres tasques en la vostra absència. Un temps de preparació adequat és essencial per a tots els implicats, sobretot per a aquells que fan feina addicional per garantir la continuïtat del negoci.

És recomanable que aviseu els vostres companys almenys un mes abans de la vostra sortida, sobretot si teniu un paper important a la vostra organització. Per evitar qualsevol descuit, configureu recordatoris per actualitzar el vostre equip durant les setmanes i els dies previs a les vostres vacances, ajudant a garantir una transició fluida i evitar sorpreses inesperades.

2 Delegar Feines i Tasques

Assegureu-vos que tots els detalls es cobreixen meticulosament. Feu preparatius integrals per a qualsevol escenari, obligació o problema potencial que pugui sorgir. Preneu la iniciativa de seleccionar els companys, guiant-los perquè assumeixin funcions concretes i invertiu temps en la seva formació integral sobre les tasques que els confieu. Si algú participa en les interaccions amb els vostres clients, equipeu-los amb tota la informació necessària sobre els requisits i les expectatives úniques de cada client. Si una altra persona gestiona temporalment un projecte que lidereu, proporcioneu-li una llista exhaustiva d'objectius pendents.

Elaboreu una guia completa que detalli les ubicacions dels fitxers essencials, contactes per a diversos projectes i procediments per gestionar les emergències. L'objectiu és evitar una riuada de consultes urgents que alterin la teva tranquil·litat durant les vacances. L'adopció d'un enfocament prudent garanteix que les vostres responsabilitats estiguin en mans fiables, cosa que us permetrà estar tranquil.

3 Prepareu els canals de comunicació amb antelació

Si no podeu deixar de comunicar-vos amb els clients durant les vacances, assegureu-vos que podeu rebre les cartes i els documents necessaris a qualsevol lloc. Ara fins i tot hi ha un FAX des de l'iPhone: aplicació de fax, que pot substituir una màquina de fax. Aquest fax en línia es pot processar, rebre i enviar lliurement des d'un telèfon intel·ligent. Si teniu una aplicació de fax i un iPhone, teniu tot el que necessiteu per treballar amb documents. De la mateixa manera que aquest exemple, hauríeu de considerar un pla de comunicacions amb altres tipus de comunicacions amb els clients.

4 Construeix un pla de retorn al treball

Tornar a l'oficina després d'una estona de descans sovint pot resultar descoratjador. És probable que us saludi una allau de correus electrònics no llegits, missatges de veu, notes, actualitzacions, reptes i consultes urgents.

Per tornar al vostre flux de treball amb més facilitat, és aconsellable elaborar una estratègia per al que us espera després del descans. Penseu en organitzar una sessió informativa amb uns quants membres de l'equip per posar-vos al dia dels esdeveniments significatius durant la vostra absència. Prioritzeu l'organització de la vostra safata d'entrada per centrar-vos primer en els correus electrònics més crítics. Mantenir una comunicació transparent i oberta amb el vostre equip és crucial, ja que us permetrà entendre a fons els desenvolupaments i els avenços realitzats en projectes o responsabilitats dels quals no us heu trobat.

5 Configureu la bústia de veu fora de l'oficina

Assegureu-vos que totes les bases estiguin cobertes i prepareu-vos a fons per a tots els escenaris, tasques o crisis imaginables. Interacciona amb els companys, delegant-los tasques específiques i proporcionant una formació integral sobre les tasques que els confies. Si algú us representarà a les reunions amb els clients, doneu-li una informació detallada sobre els requisits i les preferències úniques dels clients. Si un altre company es fa càrrec d'un projecte concret en la vostra absència, proporcioneu-li una llista exhaustiva de tasques pendents que detalli totes les tasques que cal completar.

Elaboreu una guia completa que detalli el parador dels fitxers importants, punts de contacte per a diversos projectes i procediments per gestionar les emergències. L'objectiu és evitar una gran quantitat de correus electrònics urgents que interrompin la vostra relaxació a la platja. És més prudent equivocar-se per precaució, assegurant-se que els vostres projectes estiguin en mans hàbils abans de marxar.

Conclusió

Informar els clients amb antelació de la vostra indisponibilitat és una pràctica prudent. Quan estic de vacances, per exemple, els meus clients habituals ja saben que no podran programar cap sessió de coaching durant aquest període. He configurat una resposta de correu electrònic automatitzada per reconèixer els missatges rebuts, especificant les dates en què estaré fora de l'oficina. Per a aquells que tinguin consultes urgents, la resposta inclou un número de contacte. Els missatges que s'enviïn a aquest número m'enviaran un missatge de text i em comprometo a respondre en un termini de 24 hores.